Para que sua intranet corporativa seja um sucesso entre os usuários é fundamental gerenciar o conteúdo que será postado, nutrindo a plataforma com conteúdos relevantes para alcançar os objetivos que uma intranet traz. Criar um plano para postar trará resultados reais de um local onde todos vão em busca de respostas para questionamentos, propagação da informação e interação entre os funcionários.
O gerenciamento do conteúdo define a criação, o armazenamento, o acesso e a reutilização do conteúdo, dentro dos processos e regras criados pela organização. Para que o seu gerenciamento seja eficaz, algumas dicas ajudam na organização.
Planejamento
Ter um plano para gerenciar os conteúdos resultará em informação eficaz e relevante aos colaboradores, fortalecendo as pesquisas na intranet, nada pior que ir na intranet e não ter conteúdo de importância e ajuda. Para tornar a intranet atrativa deve-se alinhar as regras e direção estratégica da organização e pôr em prática, sempre lembrando da missão, visão e objetivos da empresa.
O planejamento preocupa com as estratégias que serão tomadas para o funcionamento do proposto, fazendo a análise do que os funcionários precisam e as necessidades da empresa, nessa hora vale fazer pesquisas e entrevistas com as partes responsáveis, analisar os requisitos, boas práticas e os processos para a criação de conteúdos . Dessa forma, especificar modelo de gestão, o plano funcional, a arquitetura da informação, design e criação de imagens são fases importantes do planejamento.
Governança
Através de um conjunto de diretrizes e normas a criação e publicação de conteúdo da empresa será norteado. O responsável a partir dessas regras consegue acompanhar o andamento e verificar se os resultados estão como esperado. Implementar uma equipe que colabore na criação de conteúdo faz parte da governança, delegando as funções e responsabilidades e que sejam regidos seguindo as políticas e padrões estabelecidos. Quando cada um sabe a sua função fica mais fácil gerenciar e cobrar as demandas e assim irá se desenhando as tomadas de decisões.
Acompanhar o ciclo de vida do conteúdo
Acompanhar o conteúdo postado é o feedback do gerenciamento do conteúdo, ver os resultados fará melhorar continuamente. O ciclo de vida do conteúdo passa por alguns estágios como:
Criar: Esse estágio é um dos mais importantes para o ciclo de vida do conteúdo, então fornecer conteúdo de qualidade e saber passar a mensagem chamando a atenção dos usuários, fará o ciclo durar mais tempo.
Publicar: A forma que irá publicar também é importante para saber como o conteúdo chegará a todos, a prioridade que dará na intranet tornará a informação mais relevante.
Gerir: Controlar esses conteúdos pode ser necessário para melhorar o desempenho, fazer revisão, atualização e eventualmente a exclusão ao chegar em determinado prazo ou se tornar obsoleto.
Enfim, ter um gerenciamento do conteúdo que será postado na intranet possibilita melhorar e clarear a comunicação com os funcionários, organizando as ideias e a mensagem que devem ser passadas. Para as empresas que não tem seus processos e políticas bem definidos , ajuda a gerar um modelo de governança sólido e organizado.
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